Eine Geschäftsidee kann überzeugen und trotzdem zu wenig abwerfen. Wenn du eine Rentabilitätsvorschau erstellst, prüfst du, welcher Gewinn aus deinen geplanten Umsätzen und Kosten entsteht. Anschließend klärst du, ob dieser Gewinn auch für Steuern, persönliche Absicherung und deinen Anteil am Lebensunterhalt ausreicht.
Was ist eine Rentabilitätsvorschau?
Die Rentabilitätsvorschau, auch Ertragsvorschau genannt, ist eine geplante Gewinn und Verlustrechnung. Sie stellt die erwarteten Erträge den zugehörigen Aufwendungen gegenüber und gehört zum Finanzplan. Plane die Rentabilitätsvorschau über drei Jahre, damit neben der Anlaufphase auch die Entwicklung der Folgejahre sichtbar wird.
Umsätze und Kosten leitest du dafür nicht ein zweites Mal her. Du übernimmst dieselben Annahmen aus deiner Finanzplanung und wertest sie gezielt aus. Der Ratgeber „Finanzplan erstellen“ erklärt den Gesamtaufbau; hier geht es darum, was deine Zahlen über die Tragfähigkeit aussagen. Mehr dazu im Ratgeber Finanzplan erstellen.
Umsatzannahmen übernehmen und auf Plausibilität prüfen
Ohne eigene Verkaufszahlen bleiben deine Annahmen zunächst unsicher. Vergleichbare Angebote, Branchenstatistiken, Recherchen und Gespräche mit erfahrenen Unternehmern helfen dir, die Planung besser zu begründen. Bei erklärungsbedürftigen Produkten können beispielsweise Erfahrungen aus ähnlichen Vertriebsprozessen Orientierung geben, ohne deinen eigenen Markttest zu ersetzen.
Für die Rentabilitätsplanung reicht an dieser Stelle ein kurzer Plausibilitätscheck. Ist die angenommene Kundenzahl erreichbar, passt der Preis zum Angebot und kannst du die versprochenen Leistungen tatsächlich erbringen? Wie du Nachfrage und Zahlungsbereitschaft untersuchst, zeigt „Geschäftsidee testen“. Mehr dazu im Ratgeber Geschäftsidee testen.
Deine Arbeitszeit begrenzt den möglichen Umsatz
Mehr Umsatz lässt sich bei persönlichen Dienstleistungen nicht beliebig durch mehr Arbeit erreichen. Als Rechenannahme ergeben 42 verfügbare Arbeitswochen mit jeweils 40 Stunden insgesamt 1.680 Stunden im Jahr. Urlaub, Krankheit und Feiertage sind durch die reduzierte Wochenzahl bereits berücksichtigt und werden nicht erneut abgezogen.
Diese 1.680 Stunden sind noch keine vollständig abrechenbare Kundenzeit. Akquise, Verwaltung, Angebotsentwicklung sowie Vor- und Nachbereitung beanspruchen ebenfalls Zeit. Für Coaches und Trainer setzen wir im Rechenbeispiel vorsichtig 50 Prozent abrechenbare Zeit an; das wären höchstens 840 Stunden im Jahr, die du zusätzlich noch verkaufen musst.
Bei stärker standardisierten Leistungen, etwa in einem gut organisierten Nagelstudio, kann der Anteil höher liegen. Eine Annahme von 75 bis 80 Prozent braucht aber eine entsprechende Auslastung und passende Abläufe. Diese Werte sind Erfahrungs- und Rechenannahmen, keine allgemeinen Branchenstandards.
Gewinn vor Steuern richtig einordnen
Die erste Frage bei einer Ergebniszahl lautet: Ist das Gewinn vor oder nach Steuern? Bei einem Einzelunternehmen ist die persönliche Einkommensteuer keine betriebliche Aufwandsposition; für den verfügbaren Lebensunterhalt muss sie trotzdem eingeplant werden. Körperschaftsteuer betrifft dagegen Kapitalgesellschaften wie die GmbH und gehört nicht in unser Einzelunternehmensbeispiel.
Bei gewerblichen Einzelunternehmen ist gegebenenfalls auch Gewerbesteuer zu berücksichtigen, einschließlich ihrer möglichen Anrechnung auf die Einkommensteuer. Umsatzsteuer ist bei Regelbesteuerung mit vollem Vorsteuerabzug in der Ergebnisplanung grundsätzlich herauszurechnen; die Zahlungstermine gehören in die Liquiditätsplanung. Bei Steuerbefreiungen, Kleinunternehmerregelung oder eingeschränktem Vorsteuerabzug muss die Behandlung angepasst werden.
Lege die steuerlichen Annahmen und die Zuordnung der einzelnen Posten gemeinsam mit einem Steuerberater fest. Eine pauschale Steuerquote ist keine verlässliche Berechnung deiner persönlichen Belastung. Im folgenden Beispiel sind die Steuerbeträge deshalb ausdrücklich frei gewählte Planannahmen.
Rentabilitätsvorschau erstellen: Beispiel für drei Jahre
Ein fiktiver freiberuflicher Berater erzielt 100 Euro Nettoumsatz je abrechenbarer Stunde. Geplant sind 450, 700 und 800 verkaufte Stunden; damit bleibt das dritte Jahr unter der angenommenen Kapazitätsgrenze von 840 Stunden. Die folgende Tabelle zeigt Jahreswerte und enthält weder private Ausgaben noch persönliche Einkommensteuer.
| Position in Euro | Jahr 1 | Jahr 2 | Jahr 3 |
|---|---|---|---|
| Nettoumsatz | 45.000 | 70.000 | 80.000 |
| Laufende Betriebskosten | 18.000 | 22.000 | 25.000 |
| Abschreibungen | 3.000 | 3.000 | 3.000 |
| Gewinn vor persönlicher Steuer | 24.000 | 45.000 | 52.000 |
Zu den Betriebskosten zählen im Beispiel sämtliche laufenden betrieblichen Aufwendungen, etwa Software, Marketing, Steuerberatung und betriebliche Versicherungen. Es gibt hier keine Kredite und deshalb weder Zinsen noch Tilgungen. Welche Kosten tatsächlich erforderlich sind, hängt vom Angebot und von der Branche ab; die Tabelle ist keine vollständige Kostencheckliste.
Welchen Gewinn brauchst du für deinen Lebensunterhalt?
Beginne mit deinen tatsächlichen privaten Ausgaben. Wenn du bisher 2.000 Euro netto erhältst und regelmäßig 200 Euro zurücklegen kannst, sind rund 1.800 Euro monatlicher Verbrauch ein erster Anhaltspunkt. Wenn dein bisheriges Einkommen bereits kaum reicht, wäre ein kleiner gerechneter Bedarf für die Selbstständigkeit keine belastbare Grundlage.
Prüfe anschließend deine Kontoauszüge, möglichst auch über ein ganzes Jahr, damit jährliche Zahlungen nicht fehlen. Wohnen, Lebensmittel, Kleidung, Mobilität, Telefon und kleine Gebühren gehören genauso hinein wie absehbare Veränderungen durch den Start. Betriebliche Ausgaben berücksichtigst du dabei nur einmal und ordnest gemischt genutzte Posten nachvollziehbar zu.
Betrachte bei einem gemeinsamen Haushalt auch die verlässlich verfügbaren anderen Einnahmen, beispielsweise Partnereinkommen und Kindergeld. Aus dem gemeinsamen Bedarf abzüglich dieser Einnahmen ergibt sich der Beitrag, den deine Selbstständigkeit leisten muss. Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge und gegebenenfalls freiwillige Arbeitslosenversicherung kommen hinzu, soweit sie noch nicht enthalten sind.
Prüfe insbesondere eine mögliche gesetzliche Rentenversicherungspflicht sowie deine tatsächlichen Krankenversicherungskosten beim Wechsel in den Haupterwerb. Ein Arbeitgeberzuschuss steht dir dann grundsätzlich nicht mehr wie im Angestelltenverhältnis zur Verfügung. Die genannten Absicherungen sind Beispiele; kläre deinen Bedarf und bestehende Pflichten mit den zuständigen Stellen.
| Private Bedarfsprüfung in Euro | Jahr 1 | Jahr 2 | Jahr 3 |
|---|---|---|---|
| Gewinn vor persönlicher Steuer | 24.000 | 45.000 | 52.000 |
| Geplante persönliche Steuer | −3.600 | −8.000 | −10.500 |
| Persönliche Absicherung | −9.600 | −10.800 | −12.000 |
| Für Lebenshaltung verfügbar | 10.800 | 26.200 | 29.500 |
| Benötigter Haushaltsbeitrag | −21.600 | −21.600 | −21.600 |
| Unterdeckung oder Spielraum | −10.800 | 4.600 | 7.900 |
Das ist eine ergänzende private Bedarfsprüfung, keine zweite betriebliche Gewinnrechnung. Obwohl das Unternehmen bereits im ersten Jahr Gewinn erzielt, fehlt dort Geld für den angenommenen Lebensunterhalt. Erst im zweiten Jahr deckt das Beispiel den Bedarf; ob die Zahlungen rechtzeitig verfügbar sind, prüfst du zusätzlich im Liquiditätsplan.
Anlaufphase und Reserven mit der Liquidität abgleichen
Bei einer gleichbleibenden monatlichen Finanzierungslücke lässt sich die Reichweite einfach abschätzen: verfügbare Rücklagen geteilt durch monatliche Lücke. Sind nach Startinvestitionen noch 18.000 Euro frei verfügbar und fehlen monatlich 1.500 Euro, reichen diese rechnerisch zwölf Monate. Bei schwankenden Einnahmen oder größeren Einzelzahlungen brauchst du stattdessen die monatliche Liquiditätsplanung.
Als Orientierung aus der Beratungspraxis empfehlen wir, für einen schlechteren Verlauf mindestens sechs Monate überbrücken zu können. Diese Reserve hängt vom tatsächlichen Finanzierungsbedarf ab und darf nicht gleichzeitig für Anschaffungen oder Steuern verplant sein. Zusätzlich sollten Mittel für künftige Ersatzinvestitionen bereitstehen, als erste Orientierung mindestens in Höhe der jährlichen Abschreibungen.
Abschreibungen mindern den Gewinn, verursachen aber im jeweiligen Jahr keinen entsprechenden Geldabfluss. Im Beispiel kannst du deshalb die 3.000 Euro Abschreibungen zur vereinfachten Liquiditätsbetrachtung wieder hinzurechnen und 3.000 Euro für Ersatz zurücklegen; beide Schritte gleichen sich aus. Tatsächliche Investitionen, Zahlungsverschiebungen und bei anderen Vorhaben auch Kredittilgungen müssen separat berücksichtigt werden. Mehr dazu im Ratgeber Liquiditätsplan erstellen.
Szenarien rechnen und eine Entscheidung treffen
Dein begründetes Basisszenario bleibt die Planungsgrundlage. Mit einem schlechteren Verlauf prüfst du, welche Folgen weniger Kunden, Verzögerungen oder höhere Kosten hätten und wann du reagieren musst. Der Best Case ergänzt die Rechnung vor allem um die Frage, ob Zeit, Personal oder andere Kapazitäten zum möglichen Wachstum passen.
Für einen einfachen Belastungstest sinkt der Umsatz im zweiten Beispieljahr um 20 Prozent auf 56.000 Euro. Von den ursprünglich 22.000 Euro Betriebskosten seien 15.000 Euro fix und 7.000 Euro proportional zum Umsatz; dann sinken die Betriebskosten auf 20.600 Euro. Nach 3.000 Euro Abschreibungen bleiben nur noch 32.400 Euro Gewinn vor persönlicher Steuer, sodass die Bedarfsprüfung neu gerechnet werden muss.
Deckt die Planung deinen Bedarf nicht, prüfst du realistische Verbesserungen bei Kosten, Preisen und verkaufbaren Leistungen. Reichen diese Möglichkeiten nicht aus, kann die richtige Schlussfolgerung lauten, dass das Vorhaben unter diesen Bedingungen nicht tragfähig ist. Eine Rentabilitätsvorschau erfüllt ihren Zweck auch dann, wenn sie dich vor einem wirtschaftlich unpassenden Start bewahrt.
Praxistipp: Prüfe die Zahlen ehrlich
Rechne deinen privaten Bedarf nicht kleiner, damit die Gründung auf dem Papier funktioniert. Überprüfe stattdessen die Annahmen und aktualisiere deine Drei-Jahres-Planung, sobald echte Zahlen vorliegen.
Du möchtest die Tragfähigkeit deiner Geschäftsidee prüfen und deine Planung nachvollziehbar aufbauen? Bei Von der Idee zur Finanzierung begleiten wir dich dabei, dein Vorhaben und die zugehörigen Zahlen zu durchdenken.