KNOW-HOW / PROZESSE, SYSTEME & DIGITALISIERUNG
Ich sage über mich selbst: Als Unternehmer bin ich faul. Das klingt zunächst nicht nach einer besonders guten unternehmerischen Eigenschaft. Für mich ist es aber genau das.
Denn ich frage mich häufig: Warum soll ich etwas selbst machen, wenn jemand anderes es genauso gut machen kann?
Nicht, weil ich keine Lust auf Arbeit habe. Sondern weil meine Zeit als Unternehmer eine begrenzte Ressource ist. Wenn ich dauerhaft Aufgaben erledige, die jemand anderes übernehmen könnte, verschwende ich im schlimmsten Fall Ressourcen meines eigenen Unternehmens.
Und wenn nicht nur einzelne Aufgaben, sondern ganze Abläufe immer wieder von dir abhängen, hast du noch ein zweites Problem: Du hast keinen Prozess geschaffen.
Diese Erkenntnis hatte ich schon lange vor meiner eigenen Selbstständigkeit. Als ich damals eine Produktion übernommen habe, war vieles durch Mikromanagement geprägt.
Entscheidungen liefen bei einzelnen Personen zusammen. Mitarbeiter waren es gewohnt nachzufragen. Verantwortung wurde nach oben gegeben.
Und wenn die Person, die alles wusste und entschied, nicht da war, funktionierte vieles plötzlich nicht mehr. Für mich war relativ schnell klar: So möchte ich keinen Bereich führen.
Denn wenn alles hervorragend läuft, solange ich da bin, habe ich vielleicht bewiesen, dass ich wichtig bin. Ich habe aber noch kein funktionierendes System geschaffen.
Genau das zeigt sich auch bei Selbstständigen. Der erste Auftrag ist individuell. Der zweite auch.
Beim dritten passiert vieles schon ziemlich ähnlich. Und beim zwanzigsten Auftrag wird immer noch jedes Mal neu überlegt, was als Nächstes passieren soll. Spätestens dann solltest du dir die Frage stellen:
Was davon ist wirklich individuell – und was machen wir jedes Mal wieder gleich? Denn genau dort beginnt ein Prozess. Das können die ersten Schritte nach einer Kundenanfrage sein.
Die Erstellung eines Angebots. Die Vorbereitung eines Termins. Die Übergabe an Mitarbeiter. Die Dokumentation. Die Nachbereitung. Oder die Frage, wann und wie beim Kunden nachgefasst wird.
Ein System bedeutet nicht, alles starr zu machen. Es bedeutet, nicht jedes Mal wieder bei null anzufangen.
Das Autobahnkreuz, das wir für diesen Artikel als Bild gewählt haben, ist deshalb ein passendes Bild. Von oben sieht es im ersten Moment fast chaotisch aus. Viele Fahrzeuge.
Viele Richtungen. Abfahrten, Auffahrten, Kreuzungen und unterschiedliche Geschwindigkeiten. Und trotzdem steht dort niemand auf einer Brücke und ruft jedem einzelnen Autofahrer zu, wo er als Nächstes fahren soll.
Das System gibt den Rahmen vor. Genau das sollten gute Prozesse im Unternehmen ebenfalls tun.
Dafür hilft ein einfacher Gedanke. Stell dir vor, du fährst morgen für vier Wochen in Urlaub. Und dein Laptop bleibt zu Hause.
Was passiert? Bleiben Aufträge liegen? Kann niemand entscheiden? Müssen Mitarbeiter dich ständig anrufen? Stoppen wichtige Abläufe? Oder funktioniert das Unternehmen weiter?
Natürlich wird es gerade in kleinen Unternehmen Dinge geben, für die der Unternehmer gebraucht wird. Aber wenn nahezu alles bei deiner Abwesenheit stehen bleibt, solltest du dir eine unbequeme Frage stellen: Hast du ein Unternehmen aufgebaut – oder lediglich einen anspruchsvollen Arbeitsplatz für dich selbst?
Beim Begriff Prozesse und Systeme denken viele sofort an Software, Automatisierung oder umfangreiche Prozesshandbücher. Das kommt später. Fang zunächst viel einfacher an.
Bei einem wiederkehrenden Vorgang müssen fünf Dinge klar sein: Was soll am Ende herauskommen? Wer ist dafür verantwortlich?
Welche Schritte wiederholen sich? Welche Entscheidungen kann diese Person selbst treffen? Woran erkennen wir, dass das Ergebnis stimmt?
Erst danach solltest du überlegen, welche Software, Checkliste oder Automatisierung euch dabei unterstützt. Denn wenn der zugrunde liegende Prozess schlecht ist, macht Digitalisierung ihn meistens nicht besser. Sie sorgt höchstens dafür, dass er schneller schlecht funktioniert.
Hier liegt einer der entscheidenden Schritte vom Selbstständigen zum Unternehmer. Die Frage verändert sich. Nicht mehr:
Wie löst du dieses Problem? Sondern: Wie sorgst du dafür, dass dieses Problem beim nächsten Mal ohne dich gelöst werden kann?
Nicht mehr: Wie bearbeitest du diesen Auftrag? Sondern: Wie bauen wir einen Ablauf, mit dem solche Aufträge zuverlässig bearbeitet werden können?
Genau dadurch entsteht irgendwann ein Unternehmen, das nicht bei jeder einzelnen Bewegung auf seinen Inhaber angewiesen ist.
Schreibe den Ablauf einmal grob auf. Nicht perfekt und keine 20-seitige Prozessbeschreibung. Fünf bis zehn Schritte reichen zunächst.
Dann frage dich: Welche dieser Schritte müsstest wirklich du selbst machen?
Schreibe zehn Dinge auf, die wahrscheinlich liegen bleiben würden, wenn du morgen vier Wochen verschwindest. Diese Liste ist keine Urlaubsliste. Sie ist deine erste Liste der Prozesse, die dein Unternehmen noch braucht.
Systematisierung bedeutet nicht, dass du dich aus deiner Verantwortung verabschiedest. Im Gegenteil. Deine Verantwortung verändert sich.
Du musst nicht mehr jede einzelne Aufgabe selbst erledigen. Du bist dafür verantwortlich, ein Unternehmen zu bauen, in dem Aufgaben zuverlässig erledigt werden können. Und genau dort beginnt der Unterschied zwischen selbstständig arbeiten und Unternehmer sein.
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