Know-how · Team, Führung & Unternehmerrolle
Prioritäten setzen als Unternehmer: Wichtig vor dringend
Lesezeit: ca. 7 Minuten
Du hast den ganzen Tag gearbeitet, zahlreiche Fragen beantwortet und eine Menge erledigt. Trotzdem sind genau die Aufgaben liegen geblieben, die dein Unternehmen weiterbringen würden. Der Kalender war voll, aber für die wichtigen Ziele blieb wenig Zeit.
Dieses Gefühl kennen viele Gründer und Selbstständige. Wer ständig auf die nächste Anfrage reagiert, überlässt anderen die Steuerung seiner Aufgaben. Prioritäten setzen als Unternehmer beginnt deshalb mit einer entscheidenden Unterscheidung: Was ist dringend – und was ist wirklich wichtig?
Wichtig und dringend sind zwei verschiedene Dinge
Eine Aufgabe ist wichtig, wenn sie dazu beiträgt, deine Unternehmensziele oder deine persönlichen Ziele zu erreichen. Sie verbessert beispielsweise dein Angebot, sichert die wirtschaftliche Stabilität oder schafft Abläufe, die dich langfristig entlasten. Ihre Bedeutung ergibt sich aus ihrem Beitrag zu deinen Zielen.
Dringlichkeit beschreibt, wie schnell eine Aufgabe bearbeitet werden muss. Im Alltag verwechseln wir sie allerdings leicht mit dem Gefühl, sofort reagieren zu müssen. Eine Sache kann laut nach Aufmerksamkeit verlangen und trotzdem warten.
Ein klingelndes Telefon ist dafür ein gutes Beispiel: Es fordert sofort Aufmerksamkeit, weil das Klingeln gleich wieder vorbei ist. Daraus folgt allerdings noch keine Wichtigkeit – und auch keine echte Notwendigkeit, das Gespräch jetzt zu führen. Entscheidend sind der Anlass und die Folgen, wenn du später zurückrufst.
Bevor du deine Aufgaben priorisierst, brauchst du deshalb eine Vorstellung davon, was du erreichen willst. Soll dein Unternehmen profitabler werden, möchtest du ein Angebot verbessern oder brauchst du mehr Freiraum im Alltag? Erst mit diesem Bezug kannst du beurteilen, welche Aufgabe deine Aufmerksamkeit verdient.
Die Eisenhower-Matrix: Aufgaben richtig einordnen
Die Eisenhower-Matrix verbindet Wichtigkeit und Dringlichkeit. Daraus entstehen vier Bereiche, die wir hier als A-, B-, C- und D-Aufgaben bezeichnen. Sie helfen dir, für jede Aufgabe eine bewusste Entscheidung zu treffen.
A-Aufgaben
Feuerwehreinsätze: jetzt erledigen.
Zum Beispiel eine Reklamation, bei der ein wichtiger Auftrag akut gefährdet ist.
B-Aufgaben
Weiterkommen: fest einplanen.
Zum Beispiel Prozesse verbessern, Ziele festlegen oder ein Angebot weiterentwickeln.
C-Aufgaben
Ablenkungen: abgeben, begrenzen oder ablehnen.
Zum Beispiel eine kurzfristige Anfrage, die jemand anders klären kann und die keinen wesentlichen Beitrag zu deinen Zielen leistet.
D-Aufgaben
Weglassen.
Zum Beispiel zielloses Scrollen oder die Beschäftigung mit Details, die kein relevantes Ergebnis verbessern.
Die Einordnung hängt vom Zusammenhang ab. Eine Kundenanfrage kann eine wichtige Verkaufschance sein, eine Routinefrage oder eine Angelegenheit ohne Bezug zu deinem Angebot. Der Kommunikationskanal allein sagt dir deshalb wenig über die Priorität.
Auch Delegation braucht eine Prüfung: Eine Aufgabe, die für dich wenig Bedeutung hat, muss nicht automatisch bei jemand anderem landen. Kläre zuerst, ob sie überhaupt erledigt werden muss und wer sinnvoll dafür zuständig ist.
Warum liegen gebliebene B-Aufgaben deinen Alltag schwieriger machen
Besonders leicht geraten wichtige, aber nicht dringende Aufgaben ins Hintertreffen. Ein unklarer Prozess funktioniert heute vielleicht noch irgendwie, und ein verbesserungsbedürftiges Angebot verkauft sich weiterhin. Solange kein akutes Problem entsteht, lässt sich die Arbeit daran scheinbar verschieben.
Genau darin liegt die Gefahr. Wenn du B-Aufgaben dauerhaft liegen lässt, erreichst du entweder deine Ziele nicht oder ein Teil dieser Aufgaben wird irgendwann dringend. Aus der geplanten Prozessverbesserung entsteht dann beispielsweise eine akute Störung, weil Fehler zunehmen oder ein Auftrag scheitert.
Dadurch wächst der A-Bereich, und für strategische Arbeit bleibt noch weniger Zeit. Du reagierst auf Probleme, verschiebst Verbesserungen und schaffst damit die Voraussetzungen für die nächsten Probleme. Der Alltag wird zunehmend fremdbestimmt.
Aus der Praxis von Norman Kreuter
„In meiner Zeit in der Produktion war ich zeitweise stark im Mikromanagement gefangen. Ständig kam jemand mit einer Frage oder einem Problem, und mein Alltag bestand überwiegend aus A- und C-Aufgaben. Für die B-Aufgaben, mit denen wir Abläufe hätten verbessern können, blieb dadurch zu wenig Zeit.“
Der Ausweg beginnt damit, B-Aufgaben einen festen Platz zu geben. Dazu gehören klare Prozesse, Produktverbesserungen, die Entwicklung deines Geschäftsmodells und – sobald du ein Team hast – auch dessen Weiterentwicklung. Diese Arbeit gestaltet die Zukunft deines Unternehmens.
Blocke Zeit für die Aufgaben, die dein Unternehmen weiterbringen
„Darum kümmere ich mich, wenn Zeit übrig ist“ ist für wichtige Aufgaben eine unsichere Planung. Im Unternehmeralltag findet sich fast immer etwas, das den freien Raum besetzt. Gib deinen B-Aufgaben deshalb einen konkreten Termin im Kalender.
Ein guter Zeitblock hat neben Anfang und Ende auch ein klares Ergebnis. „Am Angebot arbeiten“ ist schwer greifbar; „bis zum Ende des Blocks die drei wichtigsten Verbesserungen festlegen“ gibt dir eine Richtung. Wie lang der Block sein sollte, hängt von der Aufgabe und deiner Konzentrationsfähigkeit ab.
Geschützte Zeit braucht außerdem passende Rahmenbedingungen. Schalte Benachrichtigungen aus, lege das Handy außer Reichweite und halte auf dem Schreibtisch nur die Unterlagen bereit, die du gerade benötigst. Wenn andere Personen dich erreichen können, kläre vorher, welche Anliegen tatsächlich eine Unterbrechung rechtfertigen.
Aus der Praxis von Norman Kreuter
„Für konzentrierte Arbeit habe ich damals die Bürotür geschlossen und außen ein Stoppschild angebracht. Das Team wusste: Eine Unterbrechung ist jetzt nur für einen echten Ausnahmefall vorgesehen. Zusätzlich konnten Kollegen ihre Telefone zeitweise aufeinander umstellen, damit jeder geschützte Arbeitszeit bekam.“
Auch ohne Mitarbeiter kannst du solche Bedingungen schaffen. Im Homeoffice helfen beispielsweise ein ausgeschaltetes Telefon und geschlossene E-Mail-Programme. Entscheidend ist, dass du deinen Termin mit einer wichtigen Aufgabe ebenso verbindlich behandelst wie einen Kundentermin.
Der Sägeblatteffekt: Warum kurze Unterbrechungen viel Zeit kosten
Bei einer anspruchsvollen Aufgabe brauchst du zunächst etwas Zeit, um dich hineinzudenken. Dann entsteht Konzentration, und du kommst voran. Eine Unterbrechung zieht deine Aufmerksamkeit wieder aus dieser Arbeit heraus.
Bildhaft gesprochen entsteht dadurch eine Kurve wie ein Sägeblatt: Die Konzentration steigt, fällt durch eine Unterbrechung ab und muss anschließend erneut aufgebaut werden. Wiederholt sich das ständig, verbringst du viel Zeit damit, den gedanklichen Anschluss wiederzufinden.
Forschung von Sophie Leroy zu Aufgabenwechseln zeigt außerdem, dass ein Teil der Aufmerksamkeit bei einer vorherigen, insbesondere unerledigten Aufgabe hängen bleiben kann. Dieses sogenannte „Attention Residue“ erschwert es, sich vollständig auf die nächste Aufgabe zu konzentrieren.
Damit kostet eine Unterbrechung mehr als die Zeit für das kurze Gespräch oder die schnelle Antwort. Eine Aufgabe, die du in Ruhe zügig bearbeiten könntest, zieht sich durch wiederholte Wechsel womöglich über Stunden. Geschützte Zeitblöcke helfen dir deshalb auch dabei, deine vorhandene Arbeitszeit besser zu nutzen.
Bündele ähnliche Aufgaben
E-Mails, Rückrufe und organisatorische Kleinigkeiten können sinnvoll und notwendig sein. Problematisch wird es, wenn du für jede neue Nachricht die aktuelle Aufgabe verlässt. Dann entscheidet dein Posteingang darüber, womit du dich beschäftigst.
Bündele ähnliche Aufgaben deshalb in passenden Zeitfenstern. Bearbeite beispielsweise mehrere E-Mails hintereinander oder erledige deine Rückrufe in einem gemeinsamen Block. Wie häufig du diese Zeitfenster brauchst, richtet sich nach deinem Geschäftsmodell und den vereinbarten Reaktionszeiten.
Damit das funktioniert, müssen die automatischen Aufmerksamkeitssignale verschwinden. Schalte E-Mail-Töne, Vorschaufenster und entsprechende Benachrichtigungen auf dem Handy aus. Du entscheidest dann bewusst, wann du Nachrichten bearbeitest.
Nutze deine leistungsfähige Zeit – und schlucke die größte Kröte
Nicht jede Aufgabe passt gleich gut in jede Tageszeit. Beobachte, wann dir anspruchsvolle Entscheidungen und konzentriertes Arbeiten besonders leichtfallen. Lege wichtige B-Aufgaben möglichst in diese Zeit und bündele einfachere Routinearbeiten in anderen Phasen.
Aus der Praxis von Norman Kreuter
„Für mich waren spätabends oft gute Zeiten für strategische Arbeit. Dann wusste ich, dass niemand mehr stört, und konnte mich lange konzentrieren. Morgens habe ich eher einfachere organisatorische Aufgaben gebündelt.“
Ein weiterer hilfreicher Gedanke ist „Eat That Frog“ von Brian Tracy aus seinem gleichnamigen Buch. Der Frosch steht für eine wichtige, aber unangenehme Aufgabe, die du besonders leicht aufschiebst. Die Empfehlung lautet, diese Aufgabe zuerst anzugehen, bevor andere Dinge den Tag füllen.
Für deinen Alltag lassen sich beide Gedanken verbinden: Lege morgens deine Prioritäten fest und reserviere für die größte Kröte einen verbindlichen Platz. Wenn du früh gut konzentriert arbeiten kannst, starte direkt damit. Liegt deine leistungsfähige Zeit später, schütze dieses Zeitfenster und verschiebe die Aufgabe nicht erneut zugunsten bequemer Kleinigkeiten.
Schreibe eine Prioritätenliste statt einer endlosen Aufgabenliste
Eine Aufgabenliste sammelt, was zu tun ist. Eine Prioritätenliste legt zusätzlich fest, was heute Vorrang hat. Nimm dir zu Beginn des Tages kurz Zeit, um diese Entscheidung zu treffen.
Diese Fragen helfen dir dabei
- Welche Aufgabe muss heute erledigt werden, weil sonst konkrete Folgen entstehen?
- Welche wichtige Aufgabe bringt mich meinen Zielen näher?
- Welche Aufgabe schiebe ich auf, obwohl sie wichtig ist?
- Was kann ich abgeben, bündeln oder weglassen?
- Wann arbeite ich verbindlich an meiner wichtigsten B-Aufgabe?
Wähle daraus wenige realistische Tagesprioritäten und plane die nötige Zeit ein. Wenn ein neues Anliegen auftaucht, prüfe seine Wichtigkeit und Dringlichkeit, bevor du deine Reihenfolge veränderst. Bei einem echten Notfall passt du den Plan an; eine gewöhnliche Unterbrechung bekommt dadurch nicht automatisch Vorrang.
Zum Prioritäten setzen gehört auch Selbstdisziplin. Wenn du während eines geschützten Blocks ständig selbst zum Handy greifst oder andere Aufgaben öffnest, hebst du deine eigene Entscheidung wieder auf. Eine klare Arbeitsumgebung hilft dir, bei der gewählten Aufgabe zu bleiben.
Gib deinen wichtigen Aufgaben einen festen Platz
Dein Unternehmen entwickelt sich durch Entscheidungen, Verbesserungen und deren Umsetzung. Dafür brauchst du Zeit, in der du konzentriert an den eigenen Zielen arbeitest. Je verlässlicher du diese Zeit schützt, desto gezielter kannst du deinen Alltag gestalten.
Wähle für diese Woche eine wichtige B-Aufgabe aus und trage einen geschützten Termin dafür ein. Lege fest, welches Ergebnis du in diesem Block erreichen möchtest. Damit wird aus einer guten Absicht ein konkreter nächster Schritt.
Welche Themen brauchen jetzt deine Aufmerksamkeit?
Wenn du überprüfen möchtest, wo dein Unternehmen steht und welche Themen deine Aufmerksamkeit brauchen, nutze den Unternehmer-Check. Im kostenlosen Klarheitsgespräch schauen wir gemeinsam auf deine Situation und mögliche nächste Schritte.